Schon allein deshalb, weil Agenturen damit zum einen ihren Mitarbeiter/innen nicht gerecht werden, aber auch, weil sich Agenturen mit diesem Habitus den Nachwuchs vergraulen, der eine andere Work-Live-Balance zum Ziel hat, sollte versucht werden, Gewinne über die geleistete Arbeit vorwiegend innerhalb der regulären Arbeitszeit zu erzielen. Um dies zu erreichen, stehen die Agenturen aus seiner Sicht vor zwei wesentlichen Aufgaben: Die Schaffung einer Unternehmens-Kultur, in der Mitarbeiter/innen nicht schräg angesehen werden, wenn sie „um 19 Uhr gehen“, sowie die Einrichtung klarer Prozesse/ Strukturen und Projekt-Kalkulationen, die eine Umsetzung von Projektzielen und das Erzielen von Gewinnen auch ohne die Überlastung von Mitarbeiter/innen ermöglicht.

Wie sehen Sie das? Hat Mirko Kaminski den Finger in offene Wunden gelegt? Oder bezichtigt er seine Mitbewerber und Kollegen zu unrecht als „Ausbeuter“ und „Chaoten“?

Nachtrag 1.2.2012
An dieser Stelle gab es die Möglichkeit, sich am Voting zur Frage „Unternehmenskultur, Strukturen und Controlling – werden Agenturen falsch geführt?“ zu beteiligen. Die Abstimmung wurde nun beendet. Hier das Ergebnis:

An der Abstimmung haben sich von August 11 bis Januar 12 73 Leser/innen beteiligt.

Zur Meldung “Ausbeuter-Agenturen sind nicht mehr gefragt” der w&v.

Seit 2006 bietet der „Agentursoftware Guide“ Agenturen die Möglichkeit der Recherche nach Agentursoftware. Der Guide wurde in diesen Jahren beständig ausgebaut, ergänzt und weiter entwickelt – und die Zugriffszahlen wachsen entsprechend. Bei Google ist das Portal unter dem Suchwort „Agentursoftware” seit langem stets unter den ersten fünf Plätzen und wird auch unter anderen Suchworten und in anderen Suchmaschinen sehr weit oben geführt.

Der Guide entwickelt sich mehr und mehr zur ersten Adresse für Agenturen auf der Suche nach geeigneter Software und Informationen.
Zeit, dem Portal einen neuen Auftritt zu gönnen!

Was hat sich geändert?
Durch vielfache Anfragen und auch nach der Auswertung von Suchworten im Portal haben wir uns entschlossen, den softwaresuchenden Agenturen auch die Recherche nach anderen Software-Produkten für Verwaltung und Administration zu ermöglichen. Auch die Nachfrage nach anderen Informationen – auch unabhängig vom Thema Agentursoftware – ist in letzter Zeit  gewachsen.

Rubrikenerweiterung
Der Guide Agentursoftware wird deshalb um entsprechende Rubriken erweitert. Gleichzeitig bleibt der Kern, die umfassende Marktübersicht „Agentursoftware“ selbstverständlich bestehen. Sie soll auch weiterhin dem Anspruch gerecht werden, einen Überblick auf den gesamten Agentursoftware-Markt zu bieten.

Es wird also zukünftig zwei Software-Hauptkategorien geben: Die eine listet wie gehabt alle Software-Lösungen der Sparte „Agentursoftware” und die zweite, neue Rubrik wird spezialisierte Tools und Produkte z.B. zur reinen Zeiterfassung beinhalten. Diese Rubrik enthält zurzeit nur die Rubriken Projektmanagement und PR. Sie wird zukünftig sukzessive erweitert.

Vereinfachte Navigation in der Hauptkategorie
Die Hauptkategorie Agentursoftware bleibt im Kern wie gewohnt erhalten. Um jedoch den Agenturen die Unterscheidung der Software-Angebote in die unterteilenden Rubriken verständlicher zu machen, richten sich diese nun an den hauptsächlichen Geschäftsfeldern der Agenturen aus: Klassisch/Fullservice, Interactive/Internet, Media, PR & Dialog, Event.

Die bisherige Navigation mit den Technik-Rubriken (Browserbasiert, SQL etc.) wurde aufgelöst. Stattdessen erhalten die Produkte in den Übersichtslisten/ Kurzbeschreibungen entsprechende Symbole, woran die Besucher/innen erkennen können, welches Produkt z.B. Linuxfähig ist. Zusätzlich wird eine Produktübersicht nach technischen Kriterien eingerichtet.

Nutzerfreundlich ist auch die neue Funktion „zuletzt gesehen“, die alle Produkte auflistet, die besucht worden sind.

Services
Die Entwicklung zum Informationsportal legte den Ausbau des Service-Bereichs nahe. Die vorhandenen Software-News und die Fachartikel werden um Fachliteratur ergänzt, mit der Möglichkeit, direkt bei der Thalia-Fachbuchhandlung zu bestellen. Weiters wird eine Linksliste mit nützlichen Links eingestellt. Auch der Service-Bereich wird zukünftig erweitert und ausgebaut werden. Dies gilt vor allem auch für den Beratungsbereich.

Wir freuen uns über Vorschläge und Anregungen!

„Für manche Kunden spielen wir mittlerweile die Hausbank. Die lachen sich doch über uns kaputt.“, zitiert die One-to-One einen betroffenen Agenturinhaber, der die Zahlungsmoral der werbetreibenden Unternehmen beklagt. Laut One-to-One verlangen diese von den Agenturen immer längere Zahlungsziele. Zahlungfristen von 90, 100 oder noch mehr Tagen sind demzufolge keine Seltenheit mehr, was angesichts erheblicher vorfinanzierter Produktionszahlungen nicht nur die finanziellen Reserven der Agenturen angreift, sondern oft nur durch eine Kreditaufnahme bei Banken zu lösen ist.

Auch, wenn eine dpa-Meldung jüngst eine immer bessere Zahlungsmoral konstatierte*: Es ist kein Geheimnis, dass die Zahlungsmoral unter Unternehmen bereits manche Firma in den Ruin getrieben hat.

Anregung:
Wie wäre es mit einer gemeinsamen Kampagne – z.B. der Kommunikations-Verbände wie DDV, BVDW und GWA in Zusammenarbeit mit dem BVMW oder dem BDI, die für mehr Fairness unter den Unternehmen wirbt?

Heike Mews

(*Einer Studie des Informationsdienstleisters D&B zufolge ist die Zahlungsmoral deutscher Firmen im Dezember auf den höchsten Stand seit zwei Jahren gestiegen; der Zahlungsindex zog im Dezember erneut deutlich an und stieg damit zum sechsten Mal in Folge.)

DDV (Dialogmarketing Verband), BVDW (Bundesverband digitale Wirtschaft), GWA (Gesamtverband Kommunikationsagenturen), BVMW (Bundesverband mittelständische Wirtschaft), BDI (Bundesverbandk der deutschen Industrie)

„Wir operieren nicht mehr mit Begriffen wie Klassik, integrierter Kampagne, 360-Grad-Lösungen etc.“, sagt Pixelpark-Chef Horst Wagner in einem Interview der April-Ausgabe von One-to-One. „Unter diesen Oberbegriffen wird viel Schwachsinn verbreitet.” Weshalb es, seiner Meinung nach, in fünf Jahren sowieso keine Agenturen mehr geben wird. Und er insistiert weiter: „Wir verstehen uns nicht als Agentur, sondern als Dienstleister, der sich mit den Zielgruppen seiner Kunden auskennt.”

Ups… Ist das nicht das Wesen einer Agentur? Die Definition schlechthin? Was anderes kann eine Agentur sein, als genau das: ein Dienstleister, der sich mit seinen Kunden und deren Zielgruppen auskennt?!

„Es wird in den nächsten fünf Jahren keine Agentur mehr geben, die so arbeitet, wie es heute noch üblich ist.”, progrostiziert Herr Wagner weiter. OK. Das klingt schon sehr viel moderater und weniger provokant.

Ähnliches verlautbart Newbiz-Berater Heiko Burrack am Ende des gleichen Heftes. „Ich halte die Arroganz der kleinen und mittelgroßen Agenturen, die glauben, alles zu können, einfach nicht mehr aus.“, zitiert dieser den Marketingverantwortlichen eines großen werbetreibenden Unternehmens. Und stellt weiter fest: „Weder Marketing noch Einkauf trauen einer kleinen bzw. mittelständischen Agentur zu, alles zu können. (…) Auch das immer wichtigere Procurement hat verstanden, dass man für viele Kommunikationsaufgaben auf Spezialisten setzen muss. (…) Was bleibt, sind spezielle Aufgaben, für die man einen entsprechenden Sparringpartner braucht. Und dieser Partner muss über die entsprechenden Zielgruppen und Instrumente genau Bescheid wissen.“

Beide Artikel geben mir zu denken: Welches Selbstbild hat die Agenturszene, dass sie sich ermahnen (lassen) muss, ihre Kunden zu kennen und ihr Handwerk zu beherrschen?

Agenturen gehören zum Dienstleistungsgewerbe, müssen sich – wie alle anderen auch – am veränderten Markt und dessen Bedingungen orientieren und ausrichten, bestehen – wie alle anderen auch – am ehesten durch die Entwicklung einer wirklichen USP, der Konzentration auf Kernkompetenzen und die konsequente Ausrichtung auf Zielgruppen und Kundenbedürfnisse.

Das weiß doch jede/r! … Oder?

Heike Mews

“Ob kleine Schmiede oder großes Netzwerk: Wer Kosten und Prozesse im Griff haben will, braucht die passende Anwendung. Klare Kriterien erleichtern die Entscheidung.”

Thema ist auch die Frage danach, ob es besser ist, eine Eigenentwicklung voranzutreiben oder auf Standardlösungen zurückgegriffen wird und kommt zu dem Ergebnis, dass es für Agenturen in dieser Frage keinen Königsweg gibt.

Auch der Weg zur passenden Lösung wird beschrieben, der von hm43 in flankierenden “Goldenen Regeln” zusammengefasst werden.

Unbestritten scheint das Fazit eines Agenturinhabers:
“Jedes System ist nur so gut, wie die Mitarbeiter, die es bedienen.”

Leider wird immer wieder mit „Killer-Argumenten” wie: „Noch habe ich den Überblick.”, „Unsere Agentur ist zu klein dafür.” oder „Das ist alles viel zu teuer.” eine Diskussion verhindert, die zumindest neue Perspektiven eröffnen kann. Und viele schrecken – aus Angst auf lieb gewonnene Gewohnheiten und gewohnte Abläufe verzichten zu müssen – vor der Einführung einer Agenturlösung zurück. In beiden Fällen werden die Chancen einer Veränderung – Zeitgewinn und Konzentration auf wichtigere Aufgaben – leider oft verdrängt.

Knappe Budgets und hoher Kostendruck kennzeichnen die aktuelle Agenturarbeit. Die wenigsten Agenturen können heutzutage noch aufwandbezogen nach Stundensätzen abrechnen. Projektpauschalierungen oder Festpreisangebote sind oftmals die Basis für die Auftragserteilung und damit die spätere Abrechnung. Nur in begründeten Ausnahmefällen können Zusatzleistungen abgerechnet werden – und nur dann, wenn Art und Umfang der Extras durch ein Zeiterfassungstool exakt nachgewiesen werden können. Aber grade da hapert es bei vielen kleineren Agenturen.

Und so wird auch heutzutage lieber noch ohne detaillierte Stunden-, Kosten- und Leistungserfassung gearbeitet, werden Belege zusammengetragen und am Monatsende dem Steuerberater übergeben, der diese dann nach „bestem Wissen und Gewissen” verbucht.

Mehrfacherfassungen und fehlender Überblick

Jede Agentur, jede Einzelkämpferin, jeder Netzwerker arbeitet mit Projektübersichten oder Jobmappen, erstellt Kalkulationen und Angebote, sammelt Fremdbelege, schreibt Rechnungen, vollzieht in irgendeiner Form nach, ob sich das Projekt gerechnet hat – in welcher Form auch immer.

Sehr häufig werden hier die unterschiedlichsten Programme, Orte, Mittel herangezogen: Jobtaschen in Papierform, Excellisten für das Controlling, Kostenvoranschläge in Word – die Vorkalkulation mit dem Taschenrechner, Joblisten und Stundenzettel in eigens entwickelten Formularen, Adressen in „selbstgestrickten” FileMaker- oder Access-Datenbanken und in Outlook, Fremdbelege landen in Ordnern und müssen vor jeder Rechnungserstellung zusammengesammelt werden – und manches Mal ist noch nicht einmal klar, ob alle „gefunden” wurden…

So gestaltet sich der Agenturalltag immer wieder zu einer Schnitzeljagd – knifflige Aufgabe lösen und auf die Suche gehen: Ist die Adresse, die ich hier habe die richtige oder die von der Kollegin? Liegt das Projekt noch im Kostenrahmen? Welche Leistungen wurden wann von wem mit welchem Erfolg erbracht? Haben alle ihre Stundenzettel abgegeben? Wo sind die Druckrechnungen geblieben? Welches Angebot in Word ist denn nun das aktuelle? Was hatte der Kunde noch mal zu diesem Punkt gesagt – wer hat den Kontaktbericht? Welche Rechnungen wurden gestellt, wurde alles abgerechnet, was wurde bezahlt? Wie weit ist das Projekt fortgeschritten? Und wer hat eigentlich gerade was zu tun?

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Dabei können diese Fragen und Anforderungen durch eine Agentursoftware quasi „nebenbei“ beantwortet und abgedeckt werden. Denn es ist ja definitiv so, dass alle Informationen und Belege, also Daten sowieso irgendwann von irgendwem irgendwo erfasst oder eingegeben werden – weshalb dann nicht gleich in ein System, das im gleichen Zuge automatisch die richtigen Zusammenhänge herstellt?

Wirtschaftlichkeit

Einer Untersuchung zufolge verschwenden MitarbeiterInnen rund 30% ihrer Zeit damit, nach Gesprächsnotizen, Kundeninformationen und anderen Dokumenten zu suchen. Demgegenüber spricht die Studie vom positiven Einfluss durch sinnvollen IT-Einsatz: So sind interne Prozesse um 41,8% effizienter geworden und die Mitarbeiterproduktivität ist um 18,6% gestiegen (in Deutschland; Quelle NSF-GEC-Projekt).

Eigentlich sprechen bereits diese Zahlen für sich – vor allem, wenn Sie sie gedanklich mit den Stundensätzen Ihrer MitarbeiterInnen hochrechnen. Zusätzlich sollten alle, die nicht davon überzeugt sind, dass sich ein solches System rechnet und die einer Entscheidung in erster Linie monetäre Überlegungen zugrunde legen, eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen, die auch den Break-Even-(Zeit-)Punkt entsprechend ermittelt, ab dem eine Investition in Software sich amortisiert.

Eine Agentursoftware…

… kann schnell die wichtigste Informationsquelle für Mitarbeiter und Geschäftsleitung darstellen: Vereinbarungen mit Kunden, Interessenten und Lieferanten werden hier festgehalten und stehen durch die Vernetzung allen Mitarbeitern am eigenen Arbeitsplatz sofort zur Verfügung.

… bietet auch bei Neugründungen oder klein(st)en Agenturen vom ersten Tag eine strukturelle Grundlage, die für jeden neuen Mitarbeiter verbindlich ist und die Einarbeitung erleichtert.

… stellt Organisationshilfen zur Verfügung, die die Effektivität des Tagesgeschäfts erhöhen und typische menschliche Fehler und Nachlässigkeiten reduzieren. Das schnelle Informationssystem vermeidet unnötige Rückfragen, die letztendlich Kollegen aus der Konzentration reißen.

… bereitet Zahlen und Informationen auf und ermöglicht nicht nur den – durch die Zahlen des Steuerbüros bereits gewohnten – „Blick zurück“, sondern lässt auch eine Planung zu erwartender Gewinne zu.

… stellt von vornherein eine zuverlässige Kalkulationsgrundlage zur Verfügung. Neukundenakquisition ist ein mühseliges Geschäft. Darum gilt es, gewonnene Kunden nicht durch Daumenkalkulation zu verlieren… Auch stellen Vergleichsmöglichkeiten mit früheren Arbeiten präzise Entscheidungshilfen dar, denn Fehler sollte man nicht zweimal machen.

Heike Mews, Agenturberatung hm43