Das neue EuGH Urteil zu Arbeitszeiterfassung und die Umsetzung in Agentursoftware

Kaum haben die – teils dramatischen – Anforderungen der DSGVO Agenturen wie Anbieter kräftig geschüttelt, kommen die nächsten.

Das neue EuGH-Urteil erfordert kurz zusammengefasst, dass zukünftig nicht nur Projektzeiten in Agentursoftware erfasst werden, sondern auch Arbeitszeiten/Kommen-Gehen und Überstunden – diese allerdings schon länger.

Das Agentur|Software|Magazin hat deshalb eine Umfrage unter den Anbietern zum Thema durchgeführt. Es zeigt sich, dass die meisten Anbieter bereits gut gerüstet sind.

EuGH-Urteil – Überblick über neue gesetzliche Bestimmungen

Im Agentursoftware-Guide gibt es bereits einige Stellungnahmen und weiterführende Beiträge zum Thema, weshalb wir uns hier die Wiederholung der grundlegenden Fakten ersparen:

Überblick über die Umsetzung in Agentursoftware

Die Umfrage wurde von fast allen Anbietern beantwortet. Die Fragen lauteten:

  1. Gibt es in Ihrer Software die Möglichkeit, neben der Projektzeiterfassung auch eine Anwesenheitserfassung, also Erfassung von Arbeitszeiten, durchzuführen?
  2. Ist die Arbeitszeiterfassung alternativ oder kann diese parallel zur Projektzeiterfassung genutzt werden?
  3. Kann die Zeiterfassung mit einem hinterlegbaren Arbeitszeitmodell zur Überstundenerkennung abgeglichen werden?

Die Antworten der Anbieter zur Arbeitszeiterfassung in Text und (teils) Bild

Conaktiv

1 Ja! ConAktiv umfasst die Zeiterfassung inkl. Arbeitszeitkonto. Die Zeiten können auch einfach über ConAktiv Mobile erfasst werden. Hierzu gibt es auch eine neue ConAktiv mobile Lizenz. Mit dieser Lizenz hat der Anwender Zugriff auf die mobile Anwendung.

2 Sie kann parallel genutzt werden.

3 Ja. Das Modul dient der Verwaltung der Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter. Die ermittelten Arbeitszeiten werden auf monatlicher Basis aufgelistet. Arbeitszeitkonto, Urlaubskonto, die Verwaltung von Fehlzeiten und Zuschlägen – alles haben Sie übersichtlich im Griff. Das Arbeitszeitkonto kann als Grundlage der Gehaltsabrechnung dienen.

Besonderheiten
Mit der Agentursoftware ConAktiv können die Kommen- und Gehen-Zeiten der Mitarbeiter mithilfe einer elektronischen Stechuhr in Form einer Web-App festhalten und als Anwesenheitszeit in die Zeiterfassung einfließen lassen. Die Datenerfassung kann über PC, stationär oder mobil (z.B. bei einer Dienstreise) erfolgen. Die geloggten Zeiten werden in das Modul Arbeitszeiten übertragen, wo diese verwaltet und korrigiert werden können.
Der Arbeitgeber ist aufgrund des Arbeitszeitgesetzes für die Einhaltung der vorgeschriebenen Arbeitszeiten und Pausen verantwortlich. So werden die gesetzlichen Vorgaben eingehalten:

  • individuelle Arbeitszeit- und Pausenregelungen werden definiert und den Mitarbeitern zugeordnet.
  • Gleitzeitregeln festlegen, innerhalb welcher Zeiten die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit ableisten. Mit den entsprechenden Pausenregeln wird sichergestellt, dass Pausen korrekt angesetzt werden.
    Beispiel: Stellen Sie sich vor, ein Teil der Mitarbeiter Ihres Unternehmens arbeitet in der Regel Vollzeit 8 Stunden pro Tag. Mit den Arbeitszeit- und Pausenregeln legen Sie fest, dass die Anwesenheitszeit der Vollzeitkräfte innerhalb 7:30 Uhr und 18:30 Uhr liegen muss. Ab 6 Stunden Arbeitszeit muss eine 30-minütige Pausenzeit eingehalten werden, bei mehr als 9 Stunden eine 45- minütige Pause. Loggt ein Mitarbeiter über die Web-App den Beginn seiner Arbeitszeit um 7:00 Uhr und das Ende um 18:00 Uhr, dann wird für ihn die Anwesenheit von 7:30 Uhr – 18:00 Uhr mit einer Pause von 45 Minuten in das Modul „Stundenliste“ für seinen Stundenzettel übertragen.

Deals & Projects

1 In Deals & Projects können pro Benutzer Verfügbarkeiten/ Arbeitszeiten hinterlegt werden. Über die Zeiterfassung lassen sich diese Zeiten erfassen und in einem Soll-Ist Vergleich gegenüberstellen. Auch Abwesenheiten und Urlaub lassen sich erfassen und später gegenüberstellen. 

2 Die erfassten Zeiten im Deals & Projects werden aktuell immer einem zuständigen Benutzer sowie der jeweiligen Aufgabe eines Projektes zugewiesen. Das heißt es wird parallel Zeit auf eine Aufgabe und für den zuständigen Benutzer gebucht. Zudem bieten wir seit Neustem eine Integration mit timeBro an. timeBro erfasst automatisch alle Computeraktivitäten, Kalendertermine und Abwesenheitszeiten. Über die Schnittstelle mit Deals & Projects werden Projekte importiert und die erfassten Zeiten automatisch exportiert.

3 Mit dem nächsten Update gibt es Auswertungen für die hinterlegten Arbeitszeiten, erfassten Zeiten und Abwesenheiten. In dieser Übersicht erhält der Benutzer pro Mitarbeiter einen Überblick über die Gesamtzeit, die Abwesenheiten, Sollzeit (hinterlegte Arbeitszeit), Istzeit (aus der Zeiterfassung) und die Überstunden. Gerne lasse ich Ihnen hierzu einen Screenshot zukommen, sobald die finale Version online geht. 

entry project

1 Ja, diese Möglichkeit gibt es in entry:projekt schon sehr lange. Es war uns schon immer wichtig, dass Mitarbeiter einerseits Anwesenheit- also Arbeitszeiten erfassen können und gleichzeitig die Aufwände zu Jobs oder Projekten.

2 Die beiden Varianten können alternativ und parallel genutzt werden. Keine der beiden Varianten ist auf die andere angewiesen.

3 Ja. Es können Arbeitstage, tägliche Soll-Stunden und die Hauptarbeitszeit hinterlegt werden. Es besteht die Möglichkeit, die erfassten Zeiten eines jeden Mitarbeiters mit seiner hinterlegten Arbeitszeit abzugleichen.

Besonderheiten:
Besonders smart ist es, dass sowohl für die Arbeitszeiterfassung als auch die Aufwandserfassung gleichzeitig (!) eine Stoppuhr mitläuft. Für die Erfassung der Anwesenheit kann auch die Pausentaste gedrückt werden. Eine weitere Besonderheit ist, dass in entry:project alle Änderungen des Arbeitszeitmodells protokolliert werden. So kann zB für nachträgliche Auswertungen auf „alte“ Modelle zurückgegriffen werden.

easyJob

1 Ja, easyJOB bietet die Möglichkeit, Arbeitszeiten auf verschiedenen Wegen zu erfassen. Das System dokumentiert Login-, Logout- und Pausenzeiten. Dabei ist eine automatische Erfassung möglich sowie auch eine manuelle, bei der die Anwesenheitszeiten händisch angepasst werden können.

2 Beide Optionen können parallel genutzt werden. Dabei können sowohl in der Stundenabfrage als auch im Stundenwidget die Anwesenheitszeiten, bereits erfasste Stunden und der Soll/Ist-Vergleich von geschriebenen Stunden zum hinterlegten Arbeitszeitmodell bzw. zu den Anwesenheitszeiten angezeigt werden.

3 Ja, das ist möglich. Unsere Kunden nutzen individuelle Auswertungen verschiedener Art für die Überstundenberechnung.

Besonderheiten

  • Berechtigungen regeln, ob und von wem die An- und Abmeldezeiten angepasst werden dürfen. Es gibt die Möglichkeit, auch aus anderen Systemen, Anmeldezeiten nach easyJOB zu importieren.
  • Die automatische Stundenschreibung für bestimmte Terminarten (z.B. Urlaub) unterstützt eine vollständige Zeiterfassung.
  • Individuell verformelbare Auswertungen der Stunden ermöglichen auch sehr spezifische Modelle von Überstundenberechnung und Zeitausgleich.

active.
agency

1 Ja gibt es. Es wurden auch schon verschiedene „Stechuhren“- Importe realisiert. Das Modul unterstützt auch die Prüfung nach den Arbeitszeitvorgaben.

2 Ja kann parallel dazu verwendet werden. Die Arbeitszeiterfassung deckt Kommen/Gehen/Pause/Homeoffice ab.

3 Ja kann Sie. Je Tag werden die Über-/Unterstunden errechnet.
Arbeitszeitmodelle können recht flexible sein. Durch Individualisierungen konnte bisher jede Anforderung realisiert werden.

Besonderheiten:
Überprüfung nach dem Arbeitsschutzgesetz. Optionale Warnungen an Mitarbeiter/Vorgesetzten. Import aus „Stechuhren“. Abgleich der Projektzeiten mit Anwesenheitszeiten.

HQ Labs

1 Ja, das HQ hat schon immer beide Möglichkeiten (Projektzeiten und Anwesenheit inkl. Überstunden, Urlaube, Krankheit usw.). Funktioniert auch bestens in Kombination.

2 Alle Versionen sind möglich (nur Projekte, nur Anwesen-heit oder beides).

3 Ja, für jeden Mitarbeiter oder für ganze Gruppen können Arbeits-zeitmodelle angelegt werden und aus diesen ergibt sich dann die Überstunden-regelung.

Besonderheiten:
Alle Arten der Zeiterfassung sind auch per iOS und Android App bedienbar.

poool

1 Ja, Poool bietet neben der Projekt-erfassung auch die Möglichkeit der Anwesenheits-zeiterfassung. In Österreich war die Arbeitszeiterfassung schon immer verpflichtend. Neben einer nativen, tiefen Integration bietet Poool auch diverse Auswertungs- und Exportmöglichkeiten für den Bereich der Arbeitszeiterfassung.

2 Die Arbeitszeiterfassung ist optional und von der Projektzeit-erfassung getrennt. Logische Prüfungen verhindern, dass beispielsweise an einem Tag mehr Projektzeit erfasst wird, als der jeweilige Erfassende anwesend war.

3 Ja. Zusätzlich können auch unterschiedliche Perioden hinterlegt werden, wenn z.B. jemand in Karenz geht und dann in Teilzeit wieder kommt, kann hier das jeweilige Stundenpensum laut Vereinbarung exakt hinterlegt werden.

LeadingJob

1 Das ist in unserer Pipeline für Q4 vorgesehen, Leistungsumfang unten.

2 Man kann die Ankunft- und Verlassens-Zeiten pro Tag eintragen, unabhängig von der Zeiterfassung und: auch wenn man sonst überhaupt keine Zeiterfassung macht. Es kann auch – wichtig für Reisetätigkeiten & Home-Office in der App erfasst werden.

3 Ja, und dieses kann auch aus HR-Tools importiert werden.

Besonderheiten
• Wir schaffen zudem eine standardisierte Import-Schnittstelle, um diese “Stechuhrzeiten” von anderen System importieren zu können.
• Viele Schließsysteme erlauben zB nur den Import der pro Tag ersten Ankunftszeit da mit Chip-Karten das Schloss geöffnet wird, beim Verlassen des Büros wird hingegen kein Eintrag aufgezeichnet (bei unserer Schließanlage ist das auch so).
• Die Importierten Zeiten bleiben danach falls erforderlich zusätzlich nach editier- und ergänzbar.
• Diese Zeiten können optional einem zugeordneten Vorgesetzten vorgelegt werden, der sie prüft und akzeptiert. Danach bleiben sie gesperrt.

PROAD

1 Ja, sowohl manuell als auch automatisch.

2 Die manuelle ist parallel zur Projektzeiterfassung, die automatische ist additiv oder alternativ.

3 Ja, das Arbeitszeitmodell lässt alle Besonderheiten des Alltags zu (siehe Screenshot)

Besonderheiten

• Verfügbar als Cloud-Lösung ODER als On Premise-Lösung
• Besondere grafische Benutzerführung im Rahmen einer etablierten UX/UI.
• Erste Agentursoftware mit Elementen aus dem Bereich der Gamification über „My Brainhub“
• Einzige Browserlösung mit Integrierter Textverarbeitung zum maximalen Freiheitsgrad im Corporate Design
• Einzige Agentursoftware mit vollintegrierter Gemeinkostenerfassung und darauf basierendem Controlling im Rahmen einer gestaffelten Deckungsbeitragsrechnung
• 30 Jahre Erfahrung auf dem Agentursektor
• Internationale Ausrichtung mit über 1.100 Kunden weltweit

crack project

1 Ja

2 Parallel

3 Jeder MA hat seine eigene Soll Zeit = Arbeitszeitkonto

Besonderheiten:
CRACK project ist in Sachen Zeitverwaltung besonders stark ausgereift!!!

Troi

1 Ja, neben der Erfassung von Projektzeiten gibt es die Möglichkeit, über eine Check-In/Check-Out-Funktion die Arbeitszeit zu dokumentieren. Der Mitarbeiter checkt bei Arbeitsbeginn einfach über die Weblösung oder die App ein, pausiert während der Pausenzeiten und checkt abends wieder aus.

2 Die Arbeitszeiterfassung kann parallel zur Projektzeiterfassung erfolgen. Beide Zeiten können also unabhängig voneinander erfasst werden. Mit der neuen Troi Live App können aber auch verschiedene Smart-Tracker für Projektaufgaben erstellt werden, die über die Check-In/Check-Out-Funktion gesteuert werden können. Checkt der Mitarbeiter aus, werden die Tracker automatisch gestoppt und laufen weiter, sobald wieder ein Check-In erfolgt.

3 Für jeden Mitarbeiter kann eine individuelle Regelarbeitszeit hinterlegt werden. Damit kann jeder Mitarbeiter genau nachvollziehen wie viele Über- oder Minusstunden angefallen sind. Mit einer (mobilen) Stundenübersicht hat der Mitarbeiter außerdem immer im Blick, wie viele Stunden pro Tag bereits gebucht wurden. In der Wochenansicht wird demensprechend die Stundenansicht für eine Kalenderwoche ausgewiesen.

Besonderheiten
Besonders bei der Zeiterfassung ist die Wochenzeiterfassung. Mit dieser lassen sich Aufwände, die sich beispielsweise über mehrere Tage hinziehen, einfach und schnell erfassen. Gerade bei großen Projekten müssen so nicht für jeden Tag einzelne Einträge erfolgen.

KBMpro

1 Ja, in mehreren Varianten.

2 Parallel; dabei kann die Soll-Arbeitszeit mit der Anwesenheitszeit verglichen werden, beide wiederum jeweils einzeln mit den auf Projekte gebuchten Zeiten. So kann neben der Überwachung der gesetzlichen Vorgaben auch ein Gleitzeitkonto geführt werden sowie die Produktivität der Mitarbeiter gemessen werden.

3 Ja, dies kann je Mitarbeiter und Wochentag definiert werden, sowohl Arbeitszeit- und Pausenregelungen, aber auch Gleitzeit/Kernarbeitszeitregeln.

Besonderheiten
Jede Menge 😉 U.a. können wir (Stand heute):

  • Ein echtes Gleitzeitkonto führen, dies wahlweise auf Basis von Anwesenheitszeiten oder Projektzeiten.
  • Voll integriert in Urlaubsverwaltung mit Berücksichtigung von gesetzlichen Feiertagen sowie individuellen Sonderzeitregelungen
  • Alarm auslösen, wenn Überstunden-, Kernarbeitszeit oder Pausenregelungen nicht eingehalten werden
  • Anwesenheitszeit wahlweise messen (per Start/Stop-Buttons) oder per direkter Eingabe der Kommen/Gehen Zeiten
  • Schnittstellen zu Zugangssystemen / “Stechuhr”-Systemen anbinden
  • Je Mitarbieter Regeln festlegen, welche Sollvorgaben für Arbeitszeiten, Überstunden und Pausen bestehen, auch abhängig vom Wochentag

moco

1 Ja

2 Sie kann parallel genutzt werden

3 Kann manuell abgeglichen werden. Aufgrund aktueller Nachfrage wird es in wenigen Wochen auch möglich sein, statt der Projektzeit die Arbeitszeit zur Überstundenerkennung zu nutzen. Die Grundeinstellung kann jeder Account selbstständig wählen.

Besonderheiten
Orts- und plattformunabhängige Erfassung (Stichwort Homeoffice etc.) Sucht man ausserdem für seine kreativen Köpfe eine spielerische, flexible Herangehensweise – kann man z.B. einfach über einen Button, den jeder an einem beliebigen Ort platzieren kann, seine Arbeitszeit erfassen: https://www.mocoapp.com/blog/525-push-the-button-arbeitszeiterfassung-made-easy-mit-moco-flic 

ProSonata

1 Ja!

2 Beides ist getrennt voneinander. So konnten bisher Kunden frei entscheiden, was Sie konkret nutzen möchten. Selbstverständlich werden in der Analyse aber auch die Kennzahlen gegenübergestellt.

3 Ja. Man erfasst das Soll der Wochentage (= Teilzeitmodelle werden unterstützt!) bei den einzelnen Benutzern. Die Ist- und Soll-Zeiten werden dann automatisch zu den Überstunden verrechnet.

Besonderheiten
Es mag komplexere Umsetzungen des Themas geben, aber ich denke, wir setzen die Sache so einfach wie möglich um.
https://www.prosonata.de/news-detail/nach-eugh-urteil-arbeitszeiterfassung-in-prosonata.html

projectfacts

1 Unser System hat neben der Projektzeiterfassung auch eine Anwesenheitszeiterfassung. Sofern beide Zeiterfassungen im System genutzt werden, findet ein Abgleich zwischen Anwesenheitszeiten und Projektzeiten statt. Der Mitarbeiter kann so am Ende seines Arbeitstages seine Anwesenheitszeit auf Projekte verbuchen.
Im Rahmen der Anwesenheitszeiterfassung werden auch gesetzliche Pausenregelungen automatisch umgesetzt. Zudem kann eingetragen werden, wie viele Stunden der Mitarbeiter am Tag maximal arbeiten darf. Bei der Anwesenheitszeiterfassung kann zudem unterschieden werden, ob es Office-Zeit. Home Office oder Externe (zum Beispiel beim Kunden) Arbeitszeit war.

2 Sowohl als auch. Die Anwesenheitszeiterfassung und die Projektzeiterfassung können parallel genutzt werden. So wie oben beschrieben. Gleichzeitig kann auch nur eine der beiden Zeiterfassungen genutzt werden. Wichtig ist in diesem Fall, auf welche Zeiterfassung die Regelungen wie Überstunden, Pausen, maximale Arbeitszeit pro Tag angewendet werden sollen. Sowohl für die Anwesenheitszeiterfassung als auch bei der Projektzeiterfassung stehen Reports für das HR oder für den Mitarbeiter zur Verfügung. So kann eingesehen werden, von wann bis wann der Mitarbeiter gearbeitet hat, wann und wie lange er Pause gemacht hat und auf welche Projekte seine Zeiterfassung stattgefunden hat.

3 Zu jedem Mitarbeiter kann hinterlegt werden, wie viele Stunden dieser im Monat zu leisten hat. Ein Beispiel hierfür wäre die klassische 40 Stunden-Woche auf 5 Tage verteilt. So hat der Mitarbeiter pro Tag ein Soll von 8 Stunden zu leisten. Hat er durch die Anwesenheitszeit oder Projektzeit mehr als 8 Stunden oder weniger als 8 Stunden erbracht, wird das Überstundenkonto automatisch angepasst. Zusätzlich kann hinterlegt werden an welchen Tagen diese zu erbringen sind und ob diese Tage “ganze” Tage oder “halbe” Tage sind. 
Es gibt eine Übersicht, in der jeder Mitarbeiter sein Überstundenkonto einsehen kann. Darüber hinaus können Regelungen für die Überstundenerkennung hinterlegt werden. Zum Beispiel: Ab wann werden Überstunden angerechnet, wie viele Überstunden werden erfasst oder sollen diese automatisch ausgezahlt werden. Die Überstundenerkennung, also ein Abgleich zwischen Vertragszeit des Mitarbeiter und erfasster Zeit, findet in Echtzeit statt.

Besonderheiten
Weitere Faktoren, die in unserem System bei der Zeiterfassung genutzt werden können, sind:
a inkludierte Mehrarbeit
b Erfassen von Zuschlägen wie Nachtarbeit, Feiertagsarbeit oder Arbeit am Wochenende
c Gleitzeitmodell, Urlaubsregelungen
d Erfassung der Arbeitszeit per App
e Check In und Check Out der Anwesenheitszeiterfassung per Terminal/Chip Karte möglich

Quo.Job

1 Die Möglichkeit ist in QuoJob vorhanden. Sie können die Anwesenheit entweder über einen Timer oder manuell erfassen. Hierbei ist natürlich auch die Berücksichtigung von Pausenzeiten integriert.

2 Die Arbeitszeiterfassung kann sowohl alternativ als auch parallel zur Projektzeiterfassung genutzt werden. Dies dürfen unsere Kunden immer selbst bestimmen.

3 In QuoJob dürfen unsere Kunden wählen, ob sie die Berechnung der Überstunden auf Basis der Arbeitszeit oder der gebuchten Projektzeiten vornehmen lassen wollen.

Besonderheiten
Individuelles Arbeitszeitenmodell je Mitarbeiter, pro Mitarbeiter eigene Überstundenregelung hinterlegbar, Möglichkeit zur automatischen Wandlung von Überstunden in Freizeitausgleich

Teambox

1 Ja

2 parallel

3 Ja

Besonderheiten

  • Individuelle Arbeitszeiten pro Mitarbeiter hinterlegbar
  • Auf Wunsch kann zB konfiguriert werden dass Projektzeiterfassung und Anwesenheitszeit immer gleich hoch sein müssen
  • Pausen- und tägliche Maximalarbeitzszeiten können konfiguriert werden
  • Flexible Reports über Projekt- und Anwesenheitszeit

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