Digitalisierung in Agenturen

Wer an „Agenturen“ und „Digitalisierung“ denkt, denkt zunächst an digitales Marketing und E-Commerce. Selten geht es um Digitalisierung als internen Prozess, um die digitale Umsetzung von Arbeitsabläufen zur effektiven Erreichung der Agenturziele.

Wenn es um die Realisierung von Kundenprojekten geht – von Online-Marketing bis zu digitaler Plakatwerbung oder der Schaffung virtueller Erlebniswelten für die Endkunden – ist die Agenturwelt im digitalen Zeitalter angekommen. So kommt eine KPMG-Studie zu dem Schluss, dass die Medienbranche „die Auswirkungen der digitalen Transformation bereits relativ früh zu spüren bekommen” hat und daher „die Unternehmen im Prozess der Digitalisierung häufig schon weiter fortgeschritten als Firmen anderer Wirtschaftszweige“ sind.

Gleichwohl scheint es intern eher Ängste auszulösen, sich mit Digitalisierung – oder auch einfach nur Vereinfachung oder Modernisierung – zu beschäftigen oder wenigstens etwas zu sein, für das im Agenturalltag einfach keine Zeit ist.

Prozesse in „maschinenlesbare“ Form übersetzen

Digitalisierung im Unternehmen beschreibt die Abbildung von Arbeitsabläufen, Strukturen und Kommunikationsprozessen in maschinenlesbare Form, also die digitale Verarbeitung von Informationen. Und das kann vieles sein:

  • Der Chat der Mitarbeiter/innen untereinander.
  • Die papierlose Verarbeitung der Eingangsrechnungen.
  • Die Verwaltung von Projekten im Homeoffice.
  • Der gemeinsame Zugriff von Kunden und Lieferanten auf Dokumente.
  • Der Austausch von Assets für die nächste Unternehmensbroschüre in einem Tool, das sie Ihrem Kunden proaktiv zur Verfügung stellen …

Alles ein alter Hut? Mitnichten. Das manuelle Abzeichnen und die Ablage von Lieferantenrechnungen in „Leitz”-Ordnern ist noch genauso Gang und Gäbe wie der Anruf des AD in der Agentur, um Termine zu erfragen. Ebenso ist das wöchentliche Einsammeln papierner Jobzettel zum Abtippen durch eine Assistenzkraft ebenso geläufig wie das hin und her Senden von PDF´s.

Prozesse analysieren, Fragen stellen

Wenn Sie sich mit Digitalisierung beschäftigen, ist es hilfreich, sich die wesentlichen internen und externen Prozesse anzusehen und diese auf ihr Verbesserungs- und Digitalisierungspotential zu untersuchen.

Fragen Sie sich beispielsweise:

  • Welche Abläufe in Ihrer Agentur können durch eine Überführung in digitaler Prozesse verbessert werden?
  • An welcher Stelle ist es vorteilhaft, über zentrale und komprimierte Abwicklungsverfahren eine erhöhte Kundenbindung aufzubauen oder einen Wettbewerbsvorteil zu erreichen?
  • Mit welchen Tools ist es aussichtsreich, dass die Kommunikation unter Ihren Mitarbeiter/innen oder mit Partnern besser klappt.

Um Ihr Potential und gleichzeitig Ihren aktuellen Stand in diesem – notwenigen – Changeprozess zu ermitteln sind Antworten wichtig auf Fragen wie:

  • Sind wir eigentlich für einen Wandel gerüstet?
  • Sind wir schon in der Digitalisierung angekommen?
  • Haben wir alles getan, damit wir den Anschluss nicht verpassen?
  • Welche Technologien benötigen wir?
  • Was erwarten unsere Kunden von uns?

Die richtigen Unterstützungstools finden

Digitalisierung in Agenturen umfasst viele Aufgaben und spricht viele Lösungen an. Möglicherweise können die gewünschten Prozessunterstützungen bereits durch eine integrierte Verwaltungslösung, eine Agentur-Software realisiert werden. Andere Aufgaben werden besser über ein Dokumenten-Management-System, ein Kommunikationstool, ein Wiki oder auch eine Digital-Asset-Management-Lösung umgesetzt. Digitalisierung von Prozessen kann die Nutzung einzelner Software-Angebote oder ihre komplette Verlagerung in die Cloud bedeuten.

Projekt starten

Wie bei allen Projekte besteht das Geheimnis darin, anzufangen. Erfolgreiche Projekte beginnen häufig im Kleinen. Darüberhinaus hilft ein Blick von außen, auf neue Ideen und Wege gestoßen zu werden. Das sind nur zwei von vielen Tipps, wie Digitalisierungs-Projekte umgesetzt werden können.

Die folgende Grafik skizziert den Weg von der ersten Idee bis zur Umsetzung eines Digitalisierungs-Projekts in vier Phasen beispielhaft.

Seit einer Weile gibt es darüber hinaus die Möglichkeit, sich über staatliche Förderungen die Einführung von Maßnahmen zur Digitalisierung bis zu 50 % vergüten zu lassen. hm43 berät Sie gerne zu diesem Thema Digitalisierungsförderung.

© Beitragsbild: © Trueffelpix – fotolia.com
© alle Grafiken Heike Mews

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