Konzept für eine gelungene Agentursoftware-Einführung

972 Wörter, ca. 5 Minuten Lesezeit

Nicht selten versuchen Anbieter von Business-Software mit der Aussage zu punkten, dass ihre Software sozusagen in null-komma-nix eingeführt werden kann. Es findet ein regelrechter Unterbiet-Wettbewerb über die Geschwindigkeit in der Agentursoftware-Einführung statt. Die Ambitionen dürften darin liegen, der zukünftigen Kundschaft einerseits die Ängste vor der Komplexität zu nehmen und die Kosten gering zu halten.

Das kann so realisiert werden – vorausgesetzt, die Agentur hat vor der Agentursoftware-Einführung eine Reihe an Hausaufgaben erledigt und einen Prozess durchlaufen, in dem die reine Software-Einführung nur noch das i-Tüpfelchen darstellt. Mit anderen Worten: eine Agentur, die ihre Prozesse kennt, die Abläufe strukturiert (und dokumentiert) hat, über bereinigte Daten verfügt und insgesamt weiß, welche Ziele mit der Software verfolgt werden, kann sich auf den reinen Einführungsprozess konzentrieren. Doch es gibt nicht viele Agenturen, die eine IT-Strategie haben oder ein Agentur-Organisations-Handbuch, das auch gelebt wird…

Verbesserungspotential heben

Meine Erfahrungen sind da anders: Sehr häufig wird das Verbesserungspotential, das in dem gesamten Projekt steckt, erst währenddessen erkannt!

Die Einführung eines derartigen Software-Systems wirkt sich auf alle Bereiche aus. Veränderungen stehen sowieso an – deshalb: Nutzen Sie die Chance, die Ihnen dieser Prozess bietet: stellen Sie alle „Das-machen-wir-schon-immer-so-Gewohnheiten“ auf den Prüfstand. Fragen Sie bei jedem Schritt, warum etwas so ist und so realisiert wird und ob es nicht noch andere Wege gibt! Hier tragen gut vorbereitete und angeleitete Workshops entscheidend dazu bei, die vorhandenen Arbeitsabläufe zu analysieren und abzustimmen, auf ihre Zukunfts-Tauglichkeit zu prüfen und neu zu strukturieren.

Der Clou: Die Ergebnisse dieser Analyse und die neuen Abläufe und Definitionen können – wenn Sie wollen – die Basis für Ihr Agenturhandbuch ebenso darstellen wie für die Verfahrensdokumentationen für den Datenschutz! Sie sind also mehrfach nutzbar und der Aufwand lohnt sich dreifach!

Schritte einer erfolgreichen Software-Einführung-Phase

Damit Agentursoftware-Einführungs-Projekte gelingen, sind in der Regel drei Faktoren ausschlaggebend:

  • eine gründliche Vorbereitung,
  • ein nachhaltiges Projektmanagement sowie
  • eine umfassende, langfristige Strategie.

Nachdem die Software über das Auswahlverfahren gefunden ist, sind eine Reihe von Aufgaben zu bewältigen. Die folgende Liste hilft dabei, die wichtigsten Punkte im Blick zu behalten. Denn genauso wichtig wie die Entscheidung für die, für Ihr Haus richtige, Software-Lösung ist die Art und Weise, wie die Software eingeführt wird.

Zu einer guten Einführung gehört ein vernünftiges Timing, damit das Projekt keinen zusätzlichen Druck erzeugt, sowie gute und ausreichende Anwender- und Keyuser-Schulungen. Bereits zu den Einführungen, spätestens jedoch zum Starttermin steht ein fertiges System, das alle notwendigen Daten, Vorlagen, Grundeinrichtungen enthält, so dass sofort in der Praxis mit Echtdaten gearbeitet werden kann. Um dies zu erreichen, ist gründliche Vorarbeit nötig, an der die Mitarbeiter/innen – der Agenturgröße und dem Projektumfang angemessen – beteiligt werden.
Mit Konzept zur Agentursoftware-Einführung

Ziele im Blick behalten

Nachdem vor der Software-Auswahl Anforderungen analysiert und Ziele bestimmt worden sind, ist es wichtig, die Zielsetzung(en) während des gesamten Projektes (und danach) nicht aus den Augen zu verlieren. Diese Fokussierung hilft, die richtigen Prioritäten zu setzen, Nebenschauplätzen keine Hauptrolle zu geben und nicht „wohlklingenden“ Software-Features die Richtung vorgeben zu lassen, sondern das, was Sie mit der Nutzung angestrebt haben.

Beispiele:

  • Wurde als vorrangiges Ziel formuliert, für einen einheitlichen Auftritt in den Angeboten und Rechnungen zu sorgen und deren Erstellung zu vereinfachen, hat das Hinterlegen von Formularen sowie Textbausteinen in der Software Priorität vor der Bereitstellung der Ressourcen-Übersicht.
  • Gehörte zu Ihren Zielen, Ihren Kunden spezielle Reports zur Verfügung zu stellen, nützen Ihnen die schönsten vorgefertigten Standard-Auswertungen im System nichts.

Budget überwachen

Zu den Zielen zählt ebenfalls, das im Vorfeld festgelegte Budget im Blick zu behalten. In obigem Beispiel kann das Ziel mit dem Budget kollidieren, wenn die Reports speziell angepasst werden müssen. Eine Frage der Abwägung.

Zeitplan festlegen

Bei der Projektplanung ist es wesentlich, darauf zu achten, dass das Projekt nicht im Tages- oder Alltagsgeschäft untergeht.Vielmehr sollte den Agenturmitarbeiter/innen ausreichend Zeit zur Verfügung stehen um das System richtig kennen zu lernen. Planen Sie ausreichend Pufferzeiten ein! Vielleicht ist es ja möglich, über eine zeitweilige Freistellung zumindest der Keyuser nachzudenken?

Gute Zusammenarbeit im Projekt-Team

Eine gute Zusammenarbeit zwischen Anbieter und Agentur ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Wichtig sind klare, persönliche Zuständigkeiten auf beiden Seiten, ein regelmäßiger, möglichst wöchentlicher Austausch aller Projektmitglieder sowie eine verbindliche Aufgaben- und Maßnahmenliste, die nachgehalten wird. Die Benennung klarer Verantwortlichkeiten erleichtert die Umsetzung ohne Wiederholungsschleifen.

Vorbereitung Datenübernahme

Sollen Daten aus bestehenden Systemen (z.B. Adressen) in die neue Agentursoftware übernommen werden, ist eine gründliche Aufbereitung der Daten wichtig. Hierfür ist der Datenbestand zu bereinigen und sind „Karteileichen“ zu entfernen.

Knowhow-Transfer

Damit sich alle Mitarbeiter/innen schnell und gut in das System einarbeiten können, ist ein mehrstufiger Einarbeitungsprozess mit einer – der Agentur und Agenturgröße angepassten – Schulungsplanung notwendig. Ob dabei das Keyuser-Konzept zum Tragen kommt oder erst eine Grundschulung für alle Nutzer/innen in den notwendigen Modulen mit anschließender Zweitschulung, hängt von der Software und der Agentur ab.

Wichtig sind ein regelmäßiger Austausch über die Einarbeitung, sich ergebende Fragen sowie Tipps für die weitere Software-Nutzung untereinander. Nutzen Sie dafür in den ersten Wochen Ihr wöchentliches Agenturmeeting und regen Sie den Austausch aktiv an. Fragen Sie, ob alle gut zurechtkommen, alles funktioniert wie es soll oder ob es Fragen und Probleme gibt.

Eine gründliche und gute Einarbeitung aller, die das System zukünftig nutzen sollen, ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Software-Einführung und damit der Optimierung Ihrer Agenturprozesse.

Akzeptanz fördern

Die Schaffung von Akzeptanz ist ein Gesamtkonzept. Es beschreibt im günstigsten Fall einen Zustand, in dem die Software in alle Unternehmensprozesse aktiv einbezogen, mitgedacht und als Instrument der Unternehmensführung von allen weiterentwickelt wird.

Der wesentlichste Punkt in diesem Kontext ist jedoch, dem gesamten Team den Nutzen, die Notwendigkeit eines solchen Systems für die gesamte Agentur deutlich zu machen. Es muss ein Verständnis dafür gebildet werden, welche Möglichkeiten das System der Agentur in Zukunft bietet und wie bedeutsam diese für die Agentur sind. Diese Vorteile müssen herausgearbeitet und kommuniziert werden.

Langfristige Strategie

Eine langfristige Strategie ist notwendig, um eine optimale Nutzung der Agentursoftware für die nächsten Jahre sicherzustellen. Dabei hilft ein regelmäßiger Austausch mit dem Anbieter, um den Nutzungsgrad der Software ständig weiter zu erhöhen bzw. zu sichern.

Fazit

Eine Agentursoftware-Einführung ist keine Aufgabe, die sich schnell nebenbei erledigen lässt. Hat die Agentur nicht bereits Prozess-Optimierungen, eine ISO-Zertifizierung oder ein Audit zur Verfahrensdokumentation realisiert, bleibt die gründliche Analyse von Prozesse, Herangehensweisen und Strukturen eine notwendige Vorbereitung für eine gelungene Einführung einer Business-Software.


Siehe auch den Beitrag „Die 13 Schritte einer erfolgreichen Software-Implementierung” innerhalb der Serie zur Implementierung von Agentursoftware.

Unterstützung in der Agentursoftware-Einführung finden Sie bei der Agenturberatung hm43


Beitragsbild von Gerd Altmann auf Pixabay

Folgen Sie mir auf anderen Kanälen – vielen Dank!

Das könnte dich auch interessieren …

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.