Onboarding neuer Mitarbeiter/innen

Willkommen! Willkommen bei uns und an Bord! Gerade Heute – bei wachsendem Fachkräftemangel, der auch vor Agenturen nicht Halt macht – gewinnt die Einladung an neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich an ihrer neuen Wirkungsstätte wohl zu fühlen eine große Bedeutung. Die entgegenkommende und reibungslose Eingliederung in das Team und die Arbeitsstrukturen ist für alle Beteiligten gleichermaßen wichtig.

Was ist Onboarding?

Dieser Prozess wird im Fachjargon Onboarding genannt und er gilt als erfolgreich, wenn neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgreich in das Unternehmen oder die Agentur oder in das Team integriert wurden. Wobei auch der Wechsel in eine andere Abteilung und in eine andere Funktion oder Rolle den Prozess nach sich ziehen kann.

Ob Sie dafür eine Willkommensmappe überreichen, in der alles wichtige steht oder auf Intranet-Eintragungen verweisen, ob sie mit einem Sektumtrunk oder einem Rundgang starten – wichtig ist, dass diese Phase des Ankommens gut gestaltet wird. Und zwar nicht nur für neue Mitarbeitende, sondern auch für die bestehende Belegschaft und für die Agentur als Organisation selbst.

In der Regel werden fachliche, kulturelle und soziale Aufgabenbereiche angeführt, wenn es um das Onboarding geht. Allerdings geht es in diesem Artikel nicht um diese Aspekte des „An Bord Lassens“, sondern um die digitalen Aufgaben. Denn in der ersten Eingliederungsphase werden auch die Weichen für einen unmissverständlichen Umgang mit Dateiablagen und Datenschutz, genutzter Hard- und Software sowie Passwörtern gestellt.

Was ist wichtig im digitalen Onboarding?

In die Aufgabenliste für das digitale Onboarding gehört alles, was nötig ist, damit ein/e neue Kollege/Kollegin am ersten Arbeitstag den Arbeitsplatz einnehmen und sich in der Folgezeit in die genutzte Hard- und Software einarbeiten kann.

Equipment richtig vorbereiten

In jedem Fall muss die IT rechtzeitig informiert werden, damit alle Aufgaben fristgerecht erledigt werden können.
Es beginnt beim eigenen Computer: Soll ein neuer her, muss die Liefer- und Einrichtungszeit bedacht werden, bei Nutzung eines vorhandenen Gerätes das neu-Aufsetzen. Hier fällt ggf. die Übertragung von Konten und Anmeldeinformationen an neue Benutzer an.

Software und Tools

Frühzeitiges Generieren von Zugangsdaten für zu nutzende Software:

• Nutzer/in in der jeweiligen Software anlegen und Zugriffsrechte vergeben (viele Agentursoftware-Produkte arbeiten mit Rollen-Berechtigungen, dann geht es schneller)
• Für bestimmt Tools werden Einladungen zur Nutzung versendet
• Basis dafür ist die Einrichtung eines Mailpostfaches

Vorher muss natürlich geklärt werden, ob der Kauf zusätzlicher Lizenzen für die jeweiligen Software-Produkte nötig ist.

Initialpasswörter zufällig generieren

Ermöglicht die jeweilige Software eine nachträgliche Änderung des Passwortes, werden die Initialpasswörter am Besten zufällig generiert. Wenn nicht (bei manchen Produkten leider noch möglich) müssen Zugang und Passwort im Beisein des „Neuzuganges“ angelegt werden.

Schulungen

Neue Kolleginnen und Kollegen benötigen vermutlich zusätzliche Schulungen für den Umgang mit ausgewählten Programmen oder auch Geräten. Hier geht es um die generelle Handhabung von Software und Tools, aber auch deren korrekten agenturspezifischen Einsatz: Vom Kalender und dem Mailsystem bis zur Zeiterfassung und der Handhabung des Intranet. Auch das Server Management und die Datenablage im PC und auf dem Server sind wichtiger Bestandteil der Einweisung.
Werden Schulungen extern durch den Software-Anbieter durchgeführt, sollte die Schulung vor Beginn des Arbeitsvertrages gebucht werden, um die Einarbeitungszeit in ein bestimmtes Themengebiet zu beschleunigen. Wird die Schulung intern durchgeführt, müssen auch hierfür Ressourcen freigestellt werden.

Regeln und Strukturen

Ebenso wichtig ist die Besprechung von Regeln und Strukturen der Agentur. Beispielswiese für die Nutzung von ggf. ausgehändigten und zur privaten Nutzung frei gegebenen Tablets und Smartphones, die Arbeit im Homeoffice, die Nutzung von Passwörtern (regelmäßiges ändern beispielsweise). Last but not least gehören auch Datenschutz und Netiquette – also Regeln für soziales Kommunikationsverhalten im Internet – dazu. Auch und gerade, wenn im Namen der Agentur gepostet wird.